Allgemeine Verwaltungstätigkeiten
- Vertretung des Eigentümers in allen Angelegenheiten
- Führen von sämtlichem erforderlichem Schriftverkehr
- Führen aller notwendigen Verhandlungen mit Mietern, Pächtern und Dritten zur Wahrnehmung und Erhaltung der dem Eigentümer zustehenden Vermieterrechte
- Verhandeln mit Behörden, Versorgungsträgern und sonstigen Dritten
- Abschluss von Mietverträgen
- Kündigungen von Mietverhältnissen auf Grundlage der erforderlichen Vollmachten, Veranlassung aller Notwendigkeiten zur Räumung, bei Streitigkeiten unter Hinzuziehung eines Rechtsanwaltes
- Durchführen der Hausordnung, ggfs. zwangsweise und bei Bedarf unter Hinzuziehung eines Rechtsanwaltes
- Durchführung von Mietanpassungen
- Übertragung der Prozessvollmacht an Rechtsanwälte im Falle eines gerichtlichen Vorgehens gegen Mieter oder Dritte
- Unterrichtung des Eigentümers über wichtige Vorgänge in Form von Kopien des Schriftwechsels und Telefonkontakt
Kaufmännische Betreuung
- Die Verwaltung legt bei einer Bank oder Sparkasse ihrer Wahl ein Mietkonto, lautend auf den Namen des Eigentümers, an. Auf Wunsch wird auch ein Bankkonto des Eigentümers benutzt, über welches der Verwalter Verfügungsberechtigung erhält und es für online-Banking eingerichtet wird.
- Einziehen der Grundmieten, Neben- und Betriebskosten im Bankeinzugsverfahren und Verbuchen der eingehenden Mieten, auch derer, die per Dauerauftrag überwiesen werden.
- Erstellen von Summen- und Saldenlisten per 15. eines jeweiligen Monats, wenn vom Eigentümer gewünscht.
- Überwachen der pünktlichen Mietzahlungen
- Versenden von Mahnungen an säumige Mieter
- Beauftragung von Rechtsanwälten mit der Beitreibung von Mieten nach erfolglosem Mahnverfahren
- Der Eigentümer ist verpflichtet, der Verwaltung sofort anzuzeigen, wenn Mieten oder sonstige das Haus betreffende Zahlungen bei ihm eingehen oder von ihm selbst geleistet werden
- Zahlung aller eingehenden das Haus betreffenden Rechnungen, Handwerkerleistungen und sonstige Kosten, soweit hierfür die Unterlagen vollständig und geprüft rechtzeitig der Verwaltung vorliegen und ausreichende Geldmittel zur Verfügung stehen
- Prüfen der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit der Rechnungen und Gebührenbescheide
- Erfassen aller Einnahmen und Ausgaben nach den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung in eine spezielle Hausverwalter-Software
- Jährliche Kostenzusammenstellung für die Heiz/ Warmwasserkostenabrechnung durch die Wärmemessdienste
- Erstellen der jährlichen Betriebskostenabrechnung für die Mieter unter Fristenwahrung (Miet- und WEG-Recht)
- Festlegen und Überwachen von Mietkautionen
- Sofern vom Eigentümer erwünscht, werden freie Geldmittel unter Ausschöpfung eines Kundenbonus als Festgeld/Termingeld etc. angelegt oder mtl. in Ermittlung eines Festbetrages an den Eigentümer ausgezahlt
- Information des Eigentümers bei zu erwartender Unterdeckung
- Überwachung des bestehenden Versicherungsschutzes, evtl. notwendige Anpassungen veranlassen oder zu günstigeren Prämien neu versichern, unter der Maßgabe, dass sich die Leistungen keinesfalls verschlechtern dürfen zum nächstmöglichen Termin
- Jederzeit Herausgabe von Zwischeninformationen an den Eigentümer durch Zusammenfassung der gewünschten Daten
- Monatliche Versendung eines Online-Kontoauszugs, sofern vom Eigentümer gewünscht
- Bei Bedarf Gespräche über die Mietpreisentwicklung im Umfeld des Mietobjektes
- Auswahl und Überwachung eines Hausmeisters incl. Erstellung eines Leistungsverzeichnisses
Technische Beratung
- Veranlassen notwendiger Instandhaltungen, um die Funktionsfähigkeit des Gebäudes und des vermieteten Wohnraums zu erhalten im Einvernehmen mit dem Eigentümer
- Instandsetzungsarbeiten, die keinen Aufschub zulassen (z.B. Rohrbruch, Notmaßnahmen) sowie kleinere Instandsetzungsaufträge bis € 500,00 bedürfen nicht der vorherigen Zustimmung des Eigentümers vor der Auftragsvergabe
- Jährliche Begehung zur Feststellung technischer Mängel – Erstellen eines Zustandsberichtes mit evtl. Empfehlungen für Erhaltungsarbeiten
- Beratung bei Modernisierungs- und Energiesparmaßnahmen mit ihren Auswirkungen
- Veranlassen der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und technischen Überwachungsvereinen
- Schadensmeldungen bei Versicherungsschäden und deren Abwicklung bis zu max . 2 Stunden pro
Schadensfall - Die Verwaltung übernimmt keine eigene Unterhaltungspflicht und Verkehrssicherungspflicht